Documento di trasporto: tipologie e ciò che c’è da sapere

Una delle regole per il trasporto merci è accompagnare la merce con il Documento di Trasporto, conosciuto spesso come DDT. I consigli.

In Italia, secondo stime del 2024 condivise dal Sole24ore, il trasporto merci avviene prevalentemente su gomma con una percentuale superiore all’85%. Il dato è incredibile e supera il 52% di media europeo; guardandosi attorno quando ci si muove in autostrada è piuttosto evidente quanto questa attività sia reale e per poterla eseguire al meglio esistono regole precise a cui adempiere.

Una di queste è accompagnare le merci trasportate al Documento di Trasporto che molti conoscono come DDT. La sua funzione? Va oltre l’aspetto legale, assolutamente imprescindibile, e supporta l’organizzazione interna e la tracciabilità delle movimentazioni. Per poter evitare errori una buona idea è adottare un programma per realizzare DDT così da produrre documenti conformi, recuperare rapidamente le informazioni e non alimentare confusione.

Cos’è il documento di trasporto

Il DDT è un documento che serve per accompagnare fisicamente i beni durante il trasferimento dal mittente al destinatario; la normativa lo riconosce come prova del passaggio e necessario per la fatturazione differita. Non essendo associato direttamente alla vendita, trova ottime utilità anche in movimentazioni interne come resi, lavorazioni esterne, trasferimenti temporanei. Può viaggiare in accompagnamento di una lettera di vettura e deve essere firmato dal destinatario per garantire la ricevuta.

Si riferisce direttamente alla normativa DPR 472/96 e tra gli articoli spicca il 2220 che obbliga le aziende a una conservazione per 10 anni.

Non va confuso con la bolla di accompagnamento, documento che fino al ’96 accompagnava la merce durante il trasporto e aveva una fiscalità diretta, poiché certificata la vendita immediata. Il Documento di Trasporto lo ha sostituito e ha come beneficio quello di permettere la fatturazione in differita, quindi l’emissione non avviene necessariamente al momento della consegna ma può essere effettuata successivamente in base alle consegne registrate.

Informazioni obbligatorie presenti nel DDT

Per essere valido, il documento deve contenere alcuni elementi essenziali:

● Data di emissione e numero progressivo;
● Dati completi del mittente e del destinatario;
● Descrizione precisa della merce (quantità, tipologia, codici, eventuale unità di misura);
● Causale del trasporto (vendita, visione, lavorazione, deposito, reso);
● Luogo di partenza e luogo di arrivo;
● Vettore incaricato della consegna, se presente.

Tipologie di DDT

Il DDT è così importante che ne esistono più varianti a seconda della tipologia e della finalità di trasferimento, proviamo ad approfondire insieme le principali differenze.

DDT per vendita

Si usa quando la merce viene trasferita a titolo di vendita e accompagna l’ordine verso il cliente finale. Consente la fatturazione differita a fine mese, sulla base delle consegne effettuate.

DDT per conto visione

Il destinatario riceve la merce per esaminarla e valutare un eventuale acquisto. La fatturazione avviene solo dopo la conferma della vendita oppure la merce rientra in magazzino se non accettata.

DDT per conto lavorazione

La merce viene inviata a un soggetto esterno per un intervento specifico, ad esempio assemblaggio, finitura o personalizzazione. Una volta completata la lavorazione, i beni rientrano in azienda.

DDT per conto deposito

Il trasferimento non implica vendita immediata. La merce si trova temporaneamente presso il cliente o un altro punto logistico e potrà essere prelevata e fatturata solo in un momento successivo.

DDT per reso

Il documento accompagna la merce che rientra presso il mittente per sostituzione, riparazione o restituzione. La causale del reso evita contestazioni e permette all’amministrazione di riconciliare correttamente il carico di magazzino.

Come emettere correttamente un DDT

La corretta emissione del DDT richiede attenzione alla numerazione, all’indicazione accurata delle causali e alla tracciabilità dei movimenti. Non basta registrare ciò che viene spedito: serve coerenza con i documenti correlati, come ordini, note di reso e fatture.

Per una gestione fluida conviene strutturare l’archivio dei DDT in modo logico, assegnando numerazioni progressive e suddividendo le tipologie. L’utilizzo di un software dedicato consente di ridurre gli errori, recuperare con velocità le registrazioni e prevenire duplicazioni o omissioni. In più, la compilazione digitale aiuta ad allineare magazzino e amministrazione, perché ogni documento risulta subito tracciato e integrato nel flusso operativo. Con un approccio organizzato, in cui non mancano strumenti adeguati come un software specifico per emettere DDT, le aziende facilitano la realizzazione di questi documenti e ottengono una maggiore leva di controllo logistico e commerciale. I vantaggi spaziano dalla trasparenza alla precisione in ogni fase di movimentazione fino a tempi più rapidi.